Onderwerp · Financiële controle

Three-way matching, zonder handwerk.

Inkooporder, pakbon en factuur automatisch tegen elkaar gehouden. Eneqto leest de drie bronnen real-time uit ERP en WMS, past tolerantieregels toe en duwt alleen echte uitzonderingen naar een mens. De rest gaat zonder tussenkomst door naar betaling.

Wat is three-way matching?

Three-way matching is het automatisch vergelijken van drie documenten voordat een inkoopfactuur betaald wordt: de inkooporder uit uw ERP, de pakbon uit het magazijn en de factuur van de leverancier. Pas als die drie kloppen op artikel, aantal en prijs, mag de factuur door.

Het lijkt simpel. Toch is dat zelden zo – pakbonnen worden te laat geboekt, prijzen lopen achter, artikelnummers verschillen per systeem. Een groot deel van de facturen valt uit en moet handmatig worden uitgezocht.

01 / Order

Inkooporder

Wat is besteld, bij welke leverancier, voor welke prijs? Komt uit het ERP.

02 / Pakbon

Goederenontvangst

Wat is daadwerkelijk binnengekomen? Komt uit het WMS of magazijn.

03 / Factuur

Inkoopfactuur

Wat factureert de leverancier? Komt binnen via mail, EDI of UBL.

Hoe Eneqto het automatiseert.

Eneqto orchestreert de drie bronnen real-time, normaliseert verschillen tussen systemen en past uw eigen tolerantieregels toe. Wat matcht, gaat door. Wat afwijkt, krijgt context – niet alleen een foutmelding.

  1. Bronnen koppelenEneqto leest ERP, WMS en factuurinbox uit via standaard connectoren.
  2. NormaliserenArtikelnummers, eenheden en valuta worden gemapt zodat dezelfde regel hetzelfde betekent.
  3. Matchen op regelniveauPer orderregel: kloppen aantal, prijs en artikel binnen uw toleranties?
  4. Uitzonderingen routerenWat afwijkt gaat naar de juiste persoon, met de drie documenten naast elkaar.
  5. Boeken en archiverenWat klopt wordt geboekt in het ERP en de match-trail wordt vastgelegd voor audit.

Wat het oplevert.

Three-way matching is geen doel op zich. Het is wat de financiële afdeling rust geeft en de inkoop scherp houdt. De winst zit in tijd, in betalingsdiscipline en in het aantal facturen dat überhaupt nog op een bureau belandt.

  • 80–95% van facturen matcht zonder menselijke tussenkomst
  • Doorlooptijd van factuur naar betaling van dagen naar uren
  • Geen dubbele betalingen of gemiste kortingen
  • Volledig audit-spoor per factuurregel
  • Werkt met AFAS, Exact, Dynamics, SAP en uw WMS
Veelgestelde vragen

Vragen die we vaak krijgen.

Wat is het verschil met two-way matching?
Bij two-way matching vergelijkt u alleen de inkooporder met de factuur. U weet dan niet of de goederen ook echt binnen zijn. Three-way matching voegt de pakbon toe en sluit het gat tussen administratie en magazijn.
Waarom faalt three-way matching zo vaak in ERP-pakketten?
Meestal omdat WMS en ERP niet in real-time gekoppeld zijn. Pakbonnen worden te laat geboekt, prijzen lopen achter of artikelnummers verschillen per systeem. De match valt uit en de uitzonderingen worden handwerk.
Hoe gaat Eneqto om met deelleveringen?
Eneqto matcht op regelniveau, niet op factuurniveau. Een deellevering matcht het deel dat is binnengekomen; de rest blijft openstaan tot de volgende pakbon. Geen kunstgrepen in het ERP.
Werkt het met mijn ERP en WMS?
Eneqto heeft standaard koppelingen voor AFAS, Exact, Microsoft Dynamics 365 en SAP, en voor de gangbare WMS-pakketten. Een specifiek maatwerksysteem koppelen we via een eigen connector – dat is precies waarvoor het platform gebouwd is.
Hoe lang duurt een implementatie?
Een eerste werkende koppeling tussen ERP, WMS en factuurstroom staat doorgaans binnen vier tot acht weken. Daarna verfijnen we tolerantieregels op basis van wat er in uitzonderingen langskomt.
Klaar voor een gesprek?

Wilt u zien hoe dit in uw situatie werkt?

We laten een werkend voorbeeld zien tussen uw ERP en WMS. Geen demo-data, geen verkooppraat.

Plan een gesprek