Automatiseer met geheel nieuwe Purchase to Pay software

Emendis heeft een uitgebreid Purchase to Pay systeem ontwikkeld waarmee u meer grip krijgt op de financiële processen binnen uw organisatie.

Onze software wordt naadloos aangesloten op de huidige workflow, en kan gekoppeld worden aan alle ERP-systemen. Bespaar kosten door betaaltermijnen na te leven en gebruik te maken van betalingskorting.

Het Purchase to Pay systeem zorgt ervoor dat u alle belangrijke gegevens en condities met betrekking tot het inkoop- en betaalproces in één systeem heeft staan.

Emendis is de specialist op het gebied van digitaliseren en automatiseren van bedrijfsprocessen.

Wat is Purchase to Pay?

Onze Purchase to Pay software is een integreerbaar systeem dat het het aankoopproces van goederen en diensten voor een bedrijf volledig automatiseert. Onze software dankt zijn naam aan het feit dat het alle aspecten van de aankoop afhandelt; van de aankoop van goederen tot de betaling aan de leverancier. De belangrijkste voordelen van onze Purchase to Pay software zijn efficiëntie, kostenbesparingen en inzicht op de financiën en inkoop.

 

Begrijpen van Purchase to Pay

De Purchase to Pay workflow begint met de aanvraag, gaat over naar de aankoop en eindigt met de betaling. Een aanvraag is het proces van het formeel aanvragen van een dienst, artikel of product. De inkoop vindt plaats wanneer de goederen of diensten zijn ontvangen. Het systeem eindigt wanneer de betaling is verricht.

Onze software is voor ondernemers die het inkoopproces willen optimaliseren, wat de organisatie ten goede komt door een betere financiële controle en meer efficiëntie. Dit gestroomlijnde, geïntegreerde systeem bespaart kosten en vermindert risico’s.

Uitdagingen in het betaalproces

Het hele proces bestaat uit vele afzonderlijke processen die zich afspelen in verschillende delen van de organisatie. Waarbij er vaak meerdere personen betrokken zijn. Dit leidt tot complexiteit en verwarring, vooral wanneer het proces handmatig wordt uitgevoerd. De vraag is niet of, maar wanneer u gaat digitaliseren. Wilt u uw betaalproces digitaliseren en automatiseren? Neem dan contact op met Emendis voor een oplossing op maat.

Miscommunicatie tussen afdelingen

Verschillende afdelingen binnen een organisatie hebben doorgaans hun eigen processen, waardoor het doorgeven van gegevens een uitdaging kan zijn. Inkoop- en crediteurenadministratie worden door twee verschillende afdelingen beheerd, die elk hun eigen beleid, systemen en prioriteiten hebben. Het gebrek aan eenheid kan leiden tot inefficiëntie en het maken van fouten.

Onze software heeft een duidelijke autorisatie flow. Dit betekent dat inkoopaanvragen en facturen systematisch bij de juiste persoon terecht komen die een goedkeuring moeten geven. Tot die tijd, wordt de inkoop/betaling geblokkeerd.

Wilt u uw inkoop en betaalproces digitaliseren en automatiseren?

Neem contact op met Emendis om te kijken wat ons Purchase to Pay systeem voor uw organisatie kan betekenen.

Naleving van het beleid

Inkoopafdelingen zijn verantwoordelijk voor het onderhandelen over prijzen en kortingen met leveranciers, terwijl de crediteurenadministratie verantwoordelijk is voor het naleven van deze onderhandelde contracten.

In een papieren omgeving, zonder technologie dat voor een overkoepelend proces zorgt, kan het niet naleven van het beleid leiden tot aanzienlijke, onnodige kosten.

Gebrek aan inzicht

Organisaties die gebruik maken van verschillende systemen of werkwijze merken vaak dat ze geen toegang hebben tot belangrijke informatie over de P2P cyclus. Zelfs in de gevallen dat er informatie beschikbaar is, kan deze onnauwkeurig zijn.

Dit leidt tot een gebrek aan inzicht in inkoop, leveranciers en uitgaven. Dit beïnvloedt het vermogen om strategische zakelijke beslissingen te nemen voor het management.

Zo ziet het proces eruit met de software van Emendis:

  1. Behoefte vastgesteld

    De behoefte aan een product of dienst wordt vastgesteld.

  2. Beheer van de aanvraag

    Er wordt een formele aanvraag voor de goederen of diensten ingediend en goedgekeurd.

  3. Inkooporder afgegeven

    Zodra de inkoop aanvraag is goedgekeurd door een geautoriseerd persoon, wordt een inkooporder afgegeven aan de leverancier.

  4. Goederenontvangst

    De leverancier levert de gevraagde goederen of diensten en de relevante goederenontvangst wordt aangemaakt.

  5. Factuur ontvangen

    De factuur van de leverancier wordt ingediend en in het systeem ingevoerd.

  6. Factuurverwerking

    De factuur wordt ofwel vergeleken met de inkooporder en de ontvangst documenten, ofwel worden eventuele uitzonderingen gemarkeerd voor onderzoek. Facturen waar een foutmelding bij komt kijken, worden door de workflow geselecteerd voor controle en goedkeuring.

  7. Crediteuren

    Goedgekeurde facturen worden doorgegeven aan de crediteurenadministratie, die de betaling verricht en het systeem bijwerken.

Hoe kunt u Purchase to Pay optimaal inzetten voor uw organisatie?

Door de onderstaande werkwijze te volgen, kunt u de efficiëntie en effectiviteit binnen uw organisatie verbeteren:

  • Implementeer een geautomatiseerde Purchase to Pay oplossing;
  • Zorg ervoor dat het P2P-proces te allen tijde transparant en traceerbaar is;
  • De samenwerking tussen inkoop en de financiële afdeling verbeteren;
  • Optimaliseer de betrokkenheid en tevredenheid van leveranciers;
  • Meetbare doelstellingen ontwikkelen en prestaties bijhouden;
  • Betalen met betalingskorting door het naleven van betaaltermijnen;
  • Rekening houden met alle betaalcondities.

Essentiële prestatie-indicatoren in het proces

Hoewel elk bedrijf anders is, blijven de belangrijkste KPI’s die worden gebruikt om het proces te beoordelen grotendeels hetzelfde:

  • Cyclustijd inkooporder;
  • Gemiddelde kosten om een inkooporder te verwerken;
  • Doorlooptijd;
  • Verwerkingstijd van facturen;
  • Gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur;
  • Gemiddelde tijd voor goedkeuring van een factuur;
  • Dagen te betalen uitstaande facturen;
  • Uitgaven onder beheer;
  • Gerealiseerde besparingen;
  • Vastgelegde kortingen.

Wilt u uw inkoop en betaalproces digitaliseren en automatiseren?

Neem contact op met Emendis om te kijken wat ons Purchase to Pay systeem voor uw organisatie kan betekenen.

RECENT GEDEELD

CONTACT

Dit vindt u misschien ook leuk…

Werken of stage lopen bij Emendis? Kijk snel op Capturum.nl en vind een vacature die bij jou past!